Как улучшить процесс управления закупками

Любое предприятие в процессе своей работы постоянно сталкивается с неизбежными для определенного вида деятельности проблемами, которые не могут быть заранее предвидены и, как следствие, благополучно устранены. Но также существует немало жизненно необходимых процессов, которые могут быть подвержены введению превентивных мер, способных сохранить конкурентоспособность. Скорость оборота продукции на современной рынке вынуждает производителей оптимизировать все процессы, но недостаток времени и финансов значительно сужают круг потенциально выполнимых проектов.

Среди таких процессов наиболее важным является закупка материалов и комплектующих, отсутствие или нехватка которых может вывести из равновесия всю производственную систему. Чтобы правильно организовать управление закупками, необходимо реализовать определенный перечень задач, которые, в конечном счете, и будут выступать прообразом превентивных мер.

1. Минимизировать закупочные цены.

Это один из основных аспектов оптимизации, призванный улучшить общие показатели деятельности предприятия. Сложность данной задачи заключается в трудности планирования закупочных цен. Большинство менеджеров по закупкам стараются этот параметр всячески завысить, чтобы обезопасить себя от непредвиденного повышения цен. Поэтому руководство вынуждено всегда досконально разбираться во всех нюансах сотрудничества с поставщиками.

2. Повысить оборачиваемость складских запасов товара.

Чем выше оборачиваемость товара, тем легче осуществлять планирование закупок, что обусловлено относительно постоянным уровнем цена на сырье в краткосрочной периоде. Не последнюю роль здесь играет и проводимая модернизация, которая вынуждает производителей переходить на новые виды комплектующих при наличии устаревших неликвидов.

3. Сделать максимально выгодными кредитные условия от поставщиков.

В этом аспекте можно рассматривать два варианта показателей: теоретический и практический. Первый основывается на договорных условиях с поставщиками, а второй — на фактической и адекватной оборачиваемости кредиторской задолженности. Но делать ставку на несоблюдение условий контрактов — дело бесполезное, потому что нельзя предвидеть такие нарушения и уж тем более учитывать их в отчетной информации. Поэтому планировать и стимулировать целесообразно теоретический показатель. Существует множество способов улучшения кредитных условий, но наиболее действенным остается ориентация на одного поставщика, который позволит увеличить отсрочку в обмен на большие объемы закупок.

4. Контролировать точность выполнения поставщиками спецификации поданной заявки.

Очень часто заказчик заходит в тупик, когда позволяет время от времени поставщикам нарушать спецификации заявок по разным причинам. Такая халатность, в итоге, может стоить предприятию недовыполнением плана собственного производства. А это уже влияет на весь процесс планирования деятельности.

5. Улучшить работу специальных отделов по претензиям к поставщикам.

Эта задача является в некотором роде продолжением предыдущей. Все претензии должны поддаваться тщательному анализу и аргументации. Конечно, этот аспект всегда остается в числе наименее важных, но пренебрегать им все же не стоит. В конце концов, поставщик должен чувствовать свою ответственность в случаях некорректной и халатной работы.