Входящие документы и их регистрация

Чтобы понять значение регистрации входящих документов на каждом предприятии, необходимо определиться с их сущностью. Так, «входящими» называются все документы, которые поступают на Вашу фирму от контрагентов и других юридических лиц.

Если речь идет о крупной компании, то регистрацией входящей документации занимается отдел канцелярии. На мелких фирмах это делает или секретарь, или бухгалтер. В любом случае, данную обязанность работника необходимо прописать в должностной инструкции, с которой человек должен ознакомиться перед тем, как оформят приказ о приеме на работу.

Какие входящие документы не нужно регистрировать?

Необходимо помнить о том, что есть ряд документов, которые регистрировать не нужно:

• бухгалтерские документы (доверенности, счета фактуры, акты сверок)
• коммерческие предложения
• приглашения на выставки и прочие торжественные мероприятия
• прайс-листы
• периодические издания

Что касается регистрации бухгалтерской первичной документации, то есть определенный нюанс. Нужно регистрировать только те документы, которые пришли в конверте вместе с правильно оформленным сопроводительным письмом.

При этом сопроводительное письмо (с печатью, исходящим номером и подписями) должно быть напечатано на только фирменном бланке. Примером сопроводительного письма может быть просьба контрагента выслать ему обратно по почте подписанные экземпляры его документов (например, протокола разногласия, расходной накладной).

Как регистрируется входящая документация?

Для регистрации входящей документации необходим специальный журнал. Его можно вести или в обычной тетрадке, или в электронном виде.

Журнал должен иметь такие графы:

• номер входящего документа
• дату регистрации
• наименование контрагента
• его почтовый адрес
• тему документа
• получателя
• исполнителя

Отметим, что каждому входящему документу должен быть присвоен уникальный номер. Можно вести либо сквозную, либо помесячную нумерацию. Если Вы будете нумеровать входящие документы по месяцам, то нужно делать это следующим образом: 31/10/2011/001. Получается немного громоздко, но зато не возникнет путаницы и трудностей, и Вы легко определите, даже не заглядывая в Журнал, в каком месяце документ поступил на Ваше предприятие.

Для чего нужна регистрация входящих документов?

Важность регистрации входящих документов сможет оценить лишь тот, кто однажды столкнулся с трудностями в работе. Можно привести простой пример. Представим, что Ваше предприятие-поставщик поставило товар покупателю. После отгрузки Вы должны, естественно, отправить своему контрагенту оригиналы документов.

Из-за своей загруженности Вы можете не сразу пойти на почту, а отправить документы по факсу. Поверьте, на крупном предприятии могут легко забыть о Вашей факсокопии и не включить отправленный Вами документ в бухгалтерскую отчетность. Таким образом, при встречной проверке может получиться неприятная ситуация, за которой последуют немалые штрафные санкции.

Если же все делать вовремя, то сразу после осуществления отгрузки Вы должны подготовить пакет документов с сопроводительным письмом, на котором указан исходящий номер, и отправить их по почте. Зная, через какое время приблизительно письмо дойдет до адресата, можно быть уверенным в том, что он вовремя получит свои оригиналы.